Personvernerklæring

1. Introduksjon

JP Bilpleie AS (heretter kalt JP Bilpleie) er underlagt personvernregelverket som beskytter integriteten og konfidensialiteten til en persons personopplysninger. Med personopplysninger menes enhver opplysning som enten direkte eller indirekte identifiserer en fysisk person. JP Bilpleie behandler ansatte og fysiske personer som ikke er ansatt hos oss. Denne personvernerklæringen retter seg først og fremst til våre kunder. Det vil si personer som har vært i kontakt med oss, eller bestilt, kjøpt eller leaset JP-produkter eller tjenester av oss.

JP Bilpleie er opptatt av å beskytte personvernet til alle personer vi behandler personopplysninger om. Derfor er det viktig for oss å forklare og gi deg informasjon om hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger om deg. Vi vil kun behandle personopplysninger til passende formål i samsvar med gjeldende regelverk.

JP Bilpleie består av en gruppe selskaper, herunder JP Bilpleie AS som importør av bilvaskprodukter til Norge, og våre autoriserte og selvstendige forhandlere som opererer i Norge. Behandlingsansvaret for dine personopplysninger vil være oss eller den forhandleren du har et kundeforhold til. I denne personvernerklæringen vil vi beskrive vår behandling av personopplysninger og informere deg om tilfeller hvor din forhandler er behandlingsansvarlig. Det er viktig for deg å vite hvem som er behandlingsansvarlig, slik at du vet hvilket selskap du skal kontakte ved spørsmål eller ved utøvelse av dine rettigheter. Du kan likevel alltid kontakte oss, og vi vil kunne henvise deg til riktig forhandler.

1.1. Prinsipper for behandling av personopplysninger

Vi forplikter oss til å behandle personopplysninger på en lovlig, rettferdig og åpen måte. Vi vil kun samle inn personopplysninger til spesifikke, eksplisitte og legitime formål, og de vil ikke bli behandlet på en måte som er uforenlig med disse formålene. Vi samler kun personopplysninger som er relevante og nødvendige i forhold til formålet. Vi sørger for at personopplysningene vi behandler er korrekte og oppdaterte. Vi vil lagre personopplysninger i en form som tillater identifikasjon av deg kun så lenge det er nødvendig for formålet.

2. Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Vi samler inn følgende kategorier av personopplysninger:

• Kontaktinformasjon: Navn, telefonnummer, e-postadresse
• Kjøretøyinformasjon: Registreringsnummer, bilmodell, årsmodell
• Bookingdata: Valgte tjenester, tidspunkt, spesielle ønsker eller merknader
• Betalingsinformasjon: Fakturadetaljer, transaksjonshistorikk (behandles via sikre betalingsleverandører)
• Teknisk informasjon: IP-adresse, nettlesertype, enhetsinformasjon (kun nødvendige cookies)
• Bilder: Dokumentasjon av kjøretøyets tilstand før og etter behandling (kun med samtykke)

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger for følgende formål med angivelse av rettslig grunnlag:

3.1 Avtaleoppfyllelse (GDPR art. 6(1)(b))

• Administrere og gjennomføre bookinger
• Levere bestilte tjenester
• Kommunikasjon om din bestilling
• Fakturering og betalingshåndtering

3.2 Rettslig forpliktelse (GDPR art. 6(1)(c))

• Oppfylle bokføringsloven (regnskaps- og arkivplikt)
• Skattemessige forpliktelser

3.3 Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f))

• Kundeservice og oppfølging
• Forbedring av tjenester og kundeopplevelse
• Markedsføring til eksisterende kunder (med mulighet for avmelding)
• Sikkerhet og forebygging av misbruk

3.4 Samtykke (GDPR art. 6(1)(a))

• Fotografering av kjøretøy for dokumentasjon og markedsføring
• Sending av markedsføring til nye kunder
• Analyse-cookies (ikke-nødvendige)

4. Utlevering av personopplysninger

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig for å levere våre tjenester eller når vi er juridisk forpliktet til det:

• Betalingsleverandører: For sikker behandling av betalinger
• Bookingsystem: bookingtjeneste.no for administrasjon av timer
• Regnskapsfører: For oppfyllelse av bokføringsplikten
• Offentlige myndigheter: Ved lovpålagt plikt (f.eks. Skatteetaten)

Vi selger, leier ut eller formidler aldri personopplysninger til tredjeparter for markedsføringsformål. Alle våre databehandlere er forpliktet gjennom databehandleravtaler til å beskytte dine personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

5. Overføring til land utenfor EU/EØS

Vi lagrer som hovedregel personopplysninger på servere innenfor EU/EØS. Dersom vi benytter tjenester som lagrer data utenfor EU/EØS, sikrer vi at det foreligger tilstrekkelige garantier i henhold til GDPR art. 44-49, som EU-standardavtaler eller tilstrekkelighetsbeslutninger.

6. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for formålet:

• Kundedata (navn, kontaktinfo): I kundeforholdet + 2 år etter siste kjøp
• Regnskaps- og fakturaopplysninger: Minimum 5 år iht. bokføringsloven § 13
• Markedsføringssamtykker: Til samtykket trekkes tilbake eller kunden er inaktiv i 3 år
• Nødvendige cookies: Maksimalt 12 måneder
• Dokumentasjonsbilder: 1 år, eller lengre ved samtykke til markedsføring

7. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter i henhold til personvernforordningen:

• Innsyn (art. 15): Du kan be om kopi av hvilke opplysninger vi behandler om deg
• Retting (art. 16): Du kan be oss rette uriktige eller ufullstendige opplysninger
• Sletting (art. 17): Du kan be om sletting når opplysninger ikke lenger er nødvendige, eller når du trekker samtykke
• Begrensning (art. 18): Du kan be om begrenset behandling i visse situasjoner
• Dataportabilitet (art. 20): Du kan be om å få utlevert opplysninger i et strukturert format
• Protestere (art. 21): Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse
• Trekke samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake samtykke uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før tilbaketrekkingen

For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på post@jpbilpleie.no. Vi vil svare på din henvendelse innen 30 dager. Ved behov for ytterligere informasjon for å identifisere deg, kan vi be om legitimasjon.

8. Sikkerhetstiltak

Vi har implementert egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, avsløring eller sletting. Dette inkluderer kryptering, tilgangskontroll, regelmessige sikkerhetsoppdateringer og opplæring av ansatte.

9. Klagerett

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

10. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Vesentlige endringer vil bli kommunisert på nettsiden vår, og ved behov direkte til berørte kunder. Vi oppfordrer deg til å regelmessig gjennomgå denne erklæringen.

11. Kontakt oss

Ved spørsmål om behandling av personopplysninger eller for å utøve dine rettigheter: